Инструкция по оформлению командировок.

Загранкомандировка сотрудника Института оформляется приказом директора Института, подготовленным общим отделом.

Основание для начала оформления заграничной командировки — План командировок на текущий год.

Общий отдел готовит приказ на основании Служебного задания установленного образца, подготовленного командируемым, подписанного заведующим соответствующего структурного подразделения и завизированного в следующей последовательности:

1. Зам. директора по режиму;
2. Зав. ОНТИиЗС;
3. Представителем дирекции.

В служебном задании указываются:

• Организация, ответственная за прием;
• Цель командирования;
• Место командирования;
• Маршрут следования;
• Срок пребывания в командировке, с учетом времени, проведенного в пути;
• Затраты на командирование.

В случае, когда часть затрат на командирование несет Институт, служебная записка дополнительно визируется в ОТП или в ФЭО.

Обратите внимание:

1. При командировке продолжительностью до 30 дней заработная плата сохраняется в размере 100%.
   При командировке продолжительностью более 30 дней заработная плата не сохраняется.
2. При оформлении командировки по России и в страны Ближнего Зарубежья необходимо получение командировочного удостоверения в канцелярии Института.

Если командировка связана с конференцией, то обязательно должно быть приглашение принимающей стороны!!!

В приглашении должны быть указаны:

1. Фамилия, имя, отчество приглашаемого.
2. Место проведения конференции и размещения участников.
3. Даты проведения конференции и финансовые условия.

Документ, полученный по факсу, или электронный вариант приглашения регистрируется в канцелярии Института.

Приглашения на иностранном языке должны быть переведены на русский язык командируемым самостоятельно и заверены зав. ОНТИ и ЗС.

Если командировка не связана с участием в конференции, то необходимо:

• Командировочное задание.

При вывозе информационных материалов за границу оформляется специальное разрешение.

По окончании командировки отчет установленного образца сдается в ОНТИ и ЗС, авансовый отчет в бухгалтерию Института.

Инструкция по оформлению пребывания иностранных ученых в ИПУ РАН.

Пребывание иностранных специалистов в ИПУ РАН должно быть оформлено в соответствии с действующим законодательством РФ и Положением о приеме иностранных граждан на территории ИПУ РАН.

Для оформления официального бланка приглашения иностранного ученого в ИПУ РАН через УФМС России по г. Москве (только для подразделений ИПУ РАН):

• за 60 дней до предполагаемого визита в Отдел научно-технической информации и зарубежных связей (Далее — ОНТИ и ЗС) подается Служебная записка для оформления визовой поддержки, подписанная руководителем структурного подразделения и утвержденная директором/заместителем директора,
• к служебной записке прилагается ксерокопия (электронная копия) паспорта приглашаемого лица и заполненная анкета,
• сотрудник ОНТИ и ЗС информирует заявителя от подразделения ИПУ РАН о сроках готовности бланка приглашения к пересылке адресату.

Проход иностранных граждан на территорию Института осуществляется:

• по Служебной записке на имя директора/ зам. директора ИПУ РАН, в которой содержится программа приема, и ксерокопия паспорта иностранца. Служебная записка подается не позднее, чем за 5 дней до визита и визируется ответственным за прием, подписывается руководителем подразделения (представителем арендатора), принимающего иностранного гражданина, согласовывается с заведующим РСО, и утверждается директором/ заместителем директора, после чего передается в ОНТИ и ЗС для оформления пропуска,
• сотрудник ОНТИ и ЗС выписывает для иностранца пропуск на проход в Институт на весь период пребывания и передает его в Отдел охраны на контрольно-пропускной пункт,
• в случае необходимости регистрации прибывшего иностранца в районном отделении ФМС, он в сопровождении ответственного за прием должен явиться в ОНТИ и ЗС для оформления необходимой документации,

результаты работы с иностранными специалистами оформляются в виде письменных отчетов по форме 22 ответственными за прием и представляются в ОНТИ и ЗС в течение 3-х дней после окончания визита.